Rambler's Top100
Доминанты бизнеса :: Кадровое агентство СВР
Кадровое агентство
Описание фирмы
Работодателю
Соискателю
Библиотека
Контакты
Заказ услуги
Заказ персонала
Аудит
Описание фирмы
Практика аудита
Прайс-лист
Контакты
Заказ услуг

Интерактивная карта Рязани IKAR62.ru
Доминанты Бизнеса :: Кадровое агентство СВР

Должностная инструкция АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА

 [версия для печати]

 

Общие положения

  • Администратор офиса формирует и решает все вопросы, связанные с обеспечением бесперебойного рабочего режима офиса.
  • Подбирается из числа квалифицированных специалистов с высшим образованием, обладающих хорошими организаторскими способностями, имеющих стаж работы в аналогичной должности не менее 3-х лет.
  • Назначается Генеральным директором.
  • В работе руководствуется: действующим законодательством, «Должностной инструкцией», «Положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения», указаниями Генерального директора и руководителя отдела по работе с персоналом.

Обязан:

В области административно-хозяйственной деятельности

  • Следить за чистотой и порядком в офисе, контролировать исправность технических средств и оборудования, осуществляя с этой целью взаимодействие со службами арендодателя;
  • Производить закупку офисной мебели, оборудования канцелярских и хозяйственных товаров;
  • Вести учет приобретенного имущества, оборудования и других материальных ценностей, расход материалов, Контролировать их рациональное использование;
  • Проводить совместно с бухгалтерией ежегодную инвентаризацию основных средств;
  • Организовывать работу и контролировать работу уборщицы и работников столовой, вести учет их служебной загрузки;
  • Решать вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирование и покупку билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;
  • Бронировать места для размещения в гостиницах для лиц прибывающих по приглашению руководства компании.
  • Организовывать и осуществлять мероприятия по приему гостей, прибывающих по приглашению руководства компании (встречать, размещать, осуществлять перевод во время переговоров, при необходимости сопровождать в период прибывания, провожать).
  • Организовывать поздравления сотрудников, партнеров и клиентов компании с праздничными датами и в других необходимых случаях;

В области организационно-административной деятельности

  • Готовить проекты приказов, регламентирующих внутреннюю деятельность компании;
  • Отслеживать и контролировать ведение внутреннего и внешнего документооборота;
  • Осуществлять подготовку совещаний и всех связанных с этим документов;
  • Вести протоколы совещаний с последующей их рассылкой всем участникам совещания и вести контроль за выполнение решений совещаний;
  • Осуществлять контроль за деятельностью секретариата; Контролировать сдачу сотрудниками структурных подразделений компании документов для последующего архивирования;
  • Вести работу по переходу компании на безбумажный документооборот с последующем контролем работы последователей в режиме безбумажного документооборота;
  • Контролировать правильность работы секретариата с входящей и исходящей документацией в режиме безбумажного документооборота;
  • Осуществлять контроль и учет за использованием мобильных телефонов, вести соответствующие журналы регистрации, осуществлять взаимодействие с бухгалтерией по вопросам своевременной оплаты за мобильную связь, осуществлять контроль за соблюдением установленных лимитов на мобильную связь, в случая превышения установленных денежных лимитов принимать меры к выявлению причин и лиц, допустивших перерасход, своевременно информировать руководство о превышении лимитов на использование мобильной связи;
  • Осуществлять взаимодействие с арендодателем по вопросам коммунального обслуживания арендуемых площадей; Контролировать ведение журналов прихода и ухода сотрудников и ухода сотрудников за пределы офиса в рабочее время;
  • Осуществлять контроль за выполнением сотрудниками правил внутреннего распорядка, списки нарушителей, установленных правил еженедельного распорядка, списки нарушителей, установленных правил еженедельно вывешивать на «Информационной доске»;
  • Следить за актуализацией информации на «Информационной доске», своевременно размещать на ней приказы, распоряжения и др. информацию, регламентирующую внутренний распорядок работы офиса; Принимать участие в разработке планов текущих ремонтов основных средств и помещений.

Имеет право:

  • Принимать участие в созываемых руководством совещаниях при обсуждении на них вопросов, имеющих отношение к своей компетенции;
  • Представительствовать от имени Общества в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся с своей компетенции.

Ответственность:

Несет административную ответственность за выполнение должностных обязанностей в соответствии с положениями настоящей Инструкции. Несет ответственность в соответствии с «Положением о системе мотивации» за выполнение должностных обязанностей своевременно и в полном объеме.

 

  [вверх]
© 2004 Доминанты бизнеса   Все права защищены Rambler's Top100 Студия «Элемент»